Pedoman penulisan surat dinas resmi telah diatur dalam Peraturan Menteri di setiap Departemen / Dinas yang ada. Sebagai contoh pedoman penulisan surat di lingkungan KemenPAN diatur dengan PERMENPAN nomor 44 Tahun 2013. Seacara umum format surat resmi antara dinas sama saja, dimana komposisinya sebagai berikut:
- Kop surat resmi dengan logo
- Tanggal pembuatan surat
- Nomor
- Lampiran
- Hal
- Sifat
- Jabatan dan alamat yang dituju
- Pembuka
- Isi
- Penutup
- Tanda tangang penanggung jawab
- Tembusan
Semua bagian diatas tidak harus ada dalam sebuah surat, keberadanya tergantung jenis surat yang akan dibuat. Contohnya surat undangan resmi biasanya tidak ada tembusan.
Surat dinas ada dua; surat masuk dan surat keluar. Biasanya setiap surat masuk akan direspon dengan surat juga. Pada dasarnya respon paling utama bukanlah berupa surat tapi jalur komunikasi resmi yang paling cepat seperti; kunjungan langsung, jawaban via SMS atau Telepon.
Dalam sebuah departemen dan kedinasan ada perbedaan format surat resmi antara yang ditandatangani menteri dengan selain menteri. Hal ini harus diperhatikan secara teliti setiap bagian administrasi sebuah kantor. Jangan asal meniru sebuah surat, perhatikan penandatangan dibawah, dan alangkah baiknya lagi membaca keseluruhan pedoman penulisan naskah dinas dari departemen masing-masing.
Setelah surat dibuat dan ditandatangani maka sebaiknya segera dikirim. Pada proses pengiriman perlu diperhatikan cara melipat surat dinas yang benar. Surat dinas tidak dilipat simetris, ketika kita memasukknanya kedalam amplop maka kop surat harus ada dibagian depan (bagian temapat membuka amplop). Jadi jika seseorang membuka surat dinas biasanya langsung terlihat kop hingga hal surat.
Itulah hal umum yang paling perlu dipahami tentnag surat dinas resmi, pengetahuan korespondensi dan penaskahan ini bukan hanya untuk bagian kesekretariatan tapi untuk semua pegawai, baik Honorer maupun yang sudah PNS. Sebab terkadang kita harus mengetik surat sendiri walaupun kita bukanlah bagian secretariat sebuah kantor, atau bagaimana jika bagian sekretariat berhalangan masuk kantor atau cuti ?
Related: