Surat undanganresmi instansi pemerintah diatur dalam peraturan menteri departemen bersangkutan, sama halnya dengan
surat tugas. Surat undangan instasi pemerintah dibagi menjadi 2 yakni; undangan internal dan eksternal.
Pengertian surat undangan resmi instansi pemerintah adalah surat dinas untuk mengundang pegawai atau pejabat yang tercantum pada alamat tujuan surat dalam rangka menghadiri acara kedinasan. Tujuan undangan sangat beragam diantaranya; rapat dinas, pertemuan, upacara, dan lain-lain.
Surat undangn internal merupakan undangan resmi yang ditujukan kepada pegawai/ pejabat dalam satu lingkunagn instansi yang sama. Sedangkan eksternal merupakan undangan bagi pejabat/ pegawai/ organisasi/ perorangan diuar lingkungan instansi.
Baik surat undangan internal maupun eksternal harus ditandatangani oleh orang yang berwewenang. Adapun pejabat yang berwewenang diantaranya; menteri, sekretaris menteri, kepala biro kepegawaian, kepala instansi dan sekretaris pada sebuah instansi. Adapun susunan format surat undangan resmi adalah sebagai berikut:
- Kepala surat, (kop, nomor, lampiran, sifat, hal, tempat dan tanggal).Kepada Yth ditulis dibawah hal dan diikuti dengan penulisan nama jabatan dan alamat tujuan.
- Batang tubuh; berisi pembuka, isi undangan (tempat, tanggal dan acara), Alinea penutup
- Kaki; berisi informasi jabatan pengundang diketik huruf besar semua, tanda tangan, nama pejabat diawali dengan huruf besar pada setiap suku kata, NIP
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis undangan adalah: Sistematika penulisan harus sesuai dengan EYD. Sebaiknya diketik komputer. Pada dasarnya formatnya sama saja dengan
surat dinas yang lain. Susunan surat undangan dapat dilihat pada contoh dibawah ini:
Dari gambar diatas sudah sangat jelas contoh dari sebuah undangan resmi, struktur dan formatnya juga dibuat secara detail. Mudah-mudahan gambar tersebut dapat membantu dalam pembuatan sebuah surat undangan internal maupun eksternal. Jika gambarnya kurang jelas saya mohon maaf, mudah-mudahan penjelasan diatas dapat melengkapi deskripsi dari gamabar.
Related: