Surat undangan resmi - dinas atau instansi pemerintah

Surat undanganresmi instansi pemerintah diatur dalam peraturan menteri departemen bersangkutan, sama halnya dengan surat tugas. Surat undangan instasi pemerintah dibagi menjadi 2 yakni; undangan internal dan eksternal.

Pengertian surat undangan resmi instansi pemerintah adalah surat dinas untuk mengundang pegawai atau pejabat yang tercantum pada alamat tujuan surat dalam rangka menghadiri acara kedinasan. Tujuan undangan sangat beragam diantaranya; rapat dinas, pertemuan, upacara, dan lain-lain.

Surat undangn internal merupakan undangan resmi yang ditujukan kepada pegawai/ pejabat dalam satu lingkunagn instansi yang sama. Sedangkan eksternal merupakan undangan bagi pejabat/ pegawai/ organisasi/ perorangan diuar lingkungan instansi.

Baik surat undangan internal maupun eksternal harus ditandatangani oleh orang yang berwewenang. Adapun pejabat yang berwewenang diantaranya; menteri, sekretaris menteri, kepala biro kepegawaian, kepala instansi dan sekretaris pada sebuah instansi. Adapun susunan format surat undangan resmi adalah sebagai berikut:

1. Kepala surat, (kop, nomor, lampiran, sifat, hal,  tempat dan tanggal).Kepada Yth ditulis dibawah hal dan diikuti dengan penulisan nama jabatan dan alamat tujuan.
2. Batang tubuh; berisi pembuka, isi undangan (tempat, tanggal dan acara), Alinea penutup
3. Kaki; berisi informasi jabatan pengundang diketik huruf besar semua, tanda tangan, nama pejabat diawali dengan huruf besar pada setiap suku kata, NIP

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis undangan adalah: Sistematika penulisan harus sesuai dengan EYD. Sebaiknya diketik komputer. Pada dasarnya formatnya sama saja dengan surat dinas yang lain. Susunan surat undangan dapat dilihat pada contoh dibawah ini:

Dari gambar diatas sudah sangat jelas contoh dari sebuah undangan resmi, struktur dan formatnya juga dibuat secara detail. Mudah-mudahan gambar tersebut dapat membantu dalam pembuatan sebuah surat undangan internal maupun eksternal. Jika gambarnya kurang jelas saya mohon maaf, mudah-mudahan penjelasan diatas dapat melengkapi deskripsi dari gamabar.

Contoh surat tugas pada instansi pemerintahan

Surat tugas adalah naskah pemerintahan yang dibuat oleh atasan dan dutujukan untuk bawahan. Setiap penugasan dalam instansi pemerintah akan disahkan dengan sebuah surat tugas, format surat tugas ini berbeda-beda antara satu instasi dengan instasi lain. Secara umum isinya sama saja yakni yakni; menimbang, dasar , kepada dan untuk.

Menimbang dalam surat tugas diisi dengan latar belakang penugasan, biasanya diawali dengan kata bahwa. Dasar diisi dengan peraturan tentang dasar dikeluarkannya sebuah surat tugas. Kolom kepada memuat nama orang yang ditugaskan dan form untuk diisi dengan substansi penugasan.

Bagian-bagian surat tugas:

1. Kop surat
2. Kepala (judul berupa; surat tugas dan nomor tepa dibawahnya) diketik dengan huruf besar yang simetris. Penomoran surat tergantung pada instasi masing-masing.
3. Batang tubuh surat / isi ( menimbang, dasar, kepada dan untuk)
4. Kaki surat (tempat dan tanggal surat disahkan, tanda tangan, nama pejabat, NIP, Tembusan jika ada)

Sebagai contoh perhatikan gambar format surat tugas dibawah ini.

Perlu diperhatikan dalam membuat surat tugas di bagian batang tubuh harus memuat pertimbangan dan dasara. Pada penugasan bayank orang (kolektif) maka nama-nama dilampirkan saja dalam bentuk tabel berisi nama, Pangkat, Nomor Induk Pegawai, Jabaran dan keterangan. Surat ini hanya berlaku hingga tugas terselesaikan.

Adapun tembusan dari surat tugas diarahkan kepada si penerima tugas dan pejabat-pejabat terkait untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut. Surat ini harus dibubuhi dengan stempel dinas. Aturan penulisan nama penerima dan penandatangan surat sama saja dengan surat resmi lainnya, ditulis/ diketik dengan huruf awal nama dengan huruf kapital (besar).

Itulah format surat tugas pada sebuah instasni, untuk membuatnya sesuaikan saja dengan gambar yang ada pada halaman ini. Pada kesempatan ini kami belum menyediakan link download file docx-nya karena ada keterbatasan waktu. Namun itulah secara keseluruhan inti dari pembuatan surat tugas untuk instasi pemerintah. Untuk melengkapi referensi baca juga atrikel tentag format surat resmi di sini.

Kop surat dinas resmi dan penulisan tanggal

Kop surat dinas ada dua jenis yakni kop untuk surat atas nama jabatan dan atas nama instansi. Perbedaan kedua kop ini terletak pada logo dan penandatangan. Surat atas jabatan hanya ditandatangani oleh pejabat Negara. Kop Surat menggambarkan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat ketentuannya sebagai berikut:

Kop Surat Nama Jabatan (Pejabat Negara)

1. Merupakan kepala surat yang untuk jabatan tertentu. Kertas dengan Kop ini hanya untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat Negara seperti Menteri dan lainnya.
2. Terdiri atas logo berupa Lambang Negara (garuda pancasila) di tengah dan Nama Jabatan dicetak paling banyak tiga baris (jika nama lengkap jabatan terlalu panjang maka harus disingkat).
3. Perbandingan logo dengan besar huruf diserasikan.

Berikut ini contonya:


Kop Surat untuk Instansi / Dinas

1. Merupakan kertas surat resmi yang memaparkan nama dan alamat Dinas/ Instansi pemerintah.
2. Logo kop ini adalah logo dinas dicetak di pojok kiri atas logo dinas dicetak lebih tinggi daripada tulisan anman instasni. Nama instansi diketik maksimal 3 baris, jika terlalu panjang maka harus disingkat.
3. Perbandingan logo dan huruf diserasikan, alamat instansi dicetak di bawah nama instansi dengan huruf yang lebih kecil.
4. Beberapa surat dinas/ instansi tidak memerlukan logo seperti nota dan memo.

contoh kop surat 



Tanggal surat dinas resmi diletakkan sebaris dibawah kop di pojok kanan, tata cara penulisan tanggal sebagai berikut:

1. Tanggal surat resemi diketik dengan angka.
2. Bulan diketik dengan huruf diawali dengan huruf besar.
3. Tahun diketik dengan angka, contoh 20 April 2014.

Kop surat biasanya sudah distandarkan pada tiap instansi, dan dicetak dalam jumlah banyak. Penjelasan diatas hanyalah aturan umum tentang penulisan kop surat dinas. Keserasian besar huruf dan logo biasanya sudah ditetapkan secara baku pada setiap kantor, oleh karena itu jika anda ingin membuat kop surat dinas tanyakan besar huruf penulisan nama nama dan alamat instasi pada secretariat kantor. Jika ada saran dan tambahan mohon hubungi author blog ini, terima kasih.

Format surat dinas resmi

Pedoman penulisan surat dinas resmi telah diatur dalam Peraturan Menteri di setiap Departemen / Dinas yang ada. Sebagai contoh pedoman penulisan surat di lingkungan KemenPAN diatur dengan PERMENPAN nomor 44 Tahun 2013. Seacara umum format surat resmi antara dinas sama saja, dimana komposisinya sebagai berikut:

1. Kop surat resmi dengan logo
2. Tanggal pembuatan surat
3. Nomor
4. Lampiran
5. Hal
6. Sifat
7. Jabatan dan alamat yang dituju
8. Pembuka
9. Isi
10. Penutup
11. Tanda tangang penanggung jawab
12. Tembusan

Semua bagian diatas tidak harus ada dalam sebuah surat, keberadanya tergantung jenis surat yang akan dibuat. Contohnya surat undangan resmi biasanya tidak ada tembusan.

Surat dinas ada dua; surat masuk dan surat keluar. Biasanya setiap surat masuk akan direspon dengan surat juga. Pada dasarnya respon paling utama bukanlah berupa surat tapi jalur komunikasi resmi yang paling cepat seperti; kunjungan langsung, jawaban via SMS atau Telepon.

Dalam sebuah departemen dan kedinasan ada perbedaan format surat resmi antara yang ditandatangani menteri dengan selain menteri. Hal ini harus diperhatikan secara teliti setiap bagian administrasi sebuah kantor. Jangan asal meniru sebuah surat, perhatikan penandatangan dibawah, dan alangkah baiknya lagi membaca keseluruhan pedoman penulisan naskah dinas dari departemen masing-masing.

Setelah surat dibuat dan ditandatangani maka sebaiknya segera dikirim. Pada proses pengiriman perlu diperhatikan cara melipat surat dinas yang benar. Surat dinas tidak dilipat simetris, ketika kita memasukknanya kedalam amplop maka kop surat harus ada dibagian depan (bagian temapat membuka amplop). Jadi jika seseorang membuka surat dinas biasanya langsung terlihat kop hingga hal surat.

Itulah hal umum yang paling perlu dipahami tentnag surat dinas resmi, pengetahuan korespondensi dan penaskahan ini bukan hanya untuk bagian kesekretariatan tapi untuk semua pegawai, baik Honorer maupun yang sudah PNS. Sebab terkadang kita harus mengetik surat sendiri walaupun kita bukanlah bagian secretariat sebuah kantor, atau bagaimana jika bagian sekretariat berhalangan masuk kantor atau cuti ?

Contoh surat lamaran kerja simpe baik dan benar

Surat lamaran kerja yang benar adalah surat yang sesuai dengan kaidah penulisan EYD, dan yang baik adalah sesuai dengan kenyataan. Ketika mengajukan lamaran sering kali orang melebih-lebihkan keterangan tentang dirinya dalam surat. Sebenarnya semua HRD perusahaan jarang sekali membaca sebuah surat lamaran dari awal hingga akhir, biasanya mereka hanya akan membaca nama, jenis kelamin, umur dan pendidikan. Namun demikian sebagai pelamar kita harus tetap membuat surat lamaran sesuai aturan.

Isi sebuah surat lamaran pekerjaan adalah; tempat dan tanggal pembuatan surat, alamat tujuan, biodata singkat, gambaran umu kemampuan pelamar dan penutup. Jika itu semua sudah terpenuhi maka surat tersebut sudah bisa diajukan ke temapt kita melamar.

Berikut ini contoh lamaran kerja yang baik dan benar sesuai EYD

Hal: Surat lamaran pekerjaan sebagai…..

Jakarta, 1 May 2014 (ditulis di pojok kanan)

Kepada Yth. HRD
Pt. ………. (isi dengan nama perusahaan/ huruf besar semua atau huruf awal besar semua),
Jl. ……………(alamat lengkap tempat kita melamar)
Jakarta (kota)

Dengan hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : Nama lengkap tanpa gelar
Tempat, Tgl. Lahir : ……………….
Alamat : ……………………
No. Telp/HP : …………………
Pendidikan : S1 (isi dengan jurusannya contoh; S1 Manajemen)

Dengan ini saya mengajukan lamaran kerja di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin sebagai seorang …………………… ………………. (isi jabatan yang dilamar). Saya memiliki sedikit pengalaman bekerja sebagi ……………….. (tulis jika ada pengalaman kerja sebelumnya) di salah satu perusahaan …………….. (isi nama perusahaannya).

Bersama surat ini saya lampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto copy Ijazah dan transkrip nilai
3. Foto copy KTP
6. Pas photo terbaru
Demikian surat lamaran kerja ini saya ajukan, besar harapan saya untuk diinterview tentang diri dan kemampuan saya. Atas perhatian Bapak/ Ibu saya ucapkan terima kasih.



Hormat saya, (sebelah kanan)

Nama lengkap.

Seperti itulah contoh surat lamaran kerja simple tapi baik dan benar sesuai dengan EYD. Inti dari sebuah surat lamaran kerja adalah informasi yang benar dan akurat tentang diri dan kemampuan anda. Jangan terlalu bertele-tele, ingat surat lamaran yang masuk itu bukan hanya dari anda tapi ratusan bahkan ribuan, jadi kalau anda mau curhat-curhatan nanti saja saat interview.

Tentang blog mencontohkan

Mencontohkan,~ Saya sadar sudah banyak sekali blog yang bertema tentang contoh. Blog ini hadir bukan untuk menambah persaingan, tapi hadir untuk menambah referensi pengguna internet. Dalam membangun halaman-halaman online ini kami tidak erfokus pada satu tema, sebab pada dasarnya semua topik di internet membutuhkan contoh yang tepat.

Author hanyalah seorang lulusan dari Universitas Andalas Padang, gemar menulis artikel-artikel pendek. Kegemaran ini menuntun saya untuk menulis pada sebuah blog, hingga dibangunlah blog mencontohkan ini. Author juga bekerja di pemerintahan, sehingga kemungkinan besar isi dari blog ini banyak menyangkut contoh-contoh dokumen pemerintah, seperti; surat tugas, keterangan, permohonan, pengumuman, perizinan, rekomendasi, undangan dan berbagai jenis surat resmi lainnya.

Saya juga seorang yang gemar memasak, beberapa resep masakan saya pernah dicoba teman-teman dan mereka bilang resep tersebut enak. Beberapa halaman di blog ini akan saya bagikan juga resep-resep kue, makanan daerah dan juga minuman.

Sebelumnya author juga pernah bekerja atau sebagai pemilik usaha komputer, sehingga mengerti sedikit tentang contoh spare part komputer yang bagus, seperti jenis keyboard yang bagus, contoh mouse cocok untuk game, tentang hardisk, printer, memori dan teknik membuat jaringan komputer (internet dan intranet) yang baik.

Author juga memiliki seorang anak, sehingga sangat memungkinkan untuk membuat contoh-contoh menu makanan bayi, pakaian, maianna, peralatan dan perlengkapan anak murah. Dalam hal ini rencananya saya akan membuat contoh yang relevan dan kondisional sesuai dengan produk yang saya pakai untuk anak saya.

Kegemaran saya berwisata telah menghantarkan saya kebeberapa provinsi di Indonesia ini, saya pernah meniginap di penginapan-penginapan murah (melati) hingga hotel berbintang di Jawa dan Sumatera. Untuk itu saya akan juga akan menulis tentang tempat-tempat wisata serta hotel, beserta tips-tips berwisata murah dan aman.

Saya seorang pengguna kacamata, dan diruamh banyak sekali macam-macam kaca mata dan soft lens. Di blog mencotohkan juga akan dituliskan contoh kacamanta dan soft lens yang baik dan harga murah. Saya berharap semua tulisan di sini memberi manfaat maksimal bagi semua pembaca.